1.总则
1.1为进一步规范国际矿业公司接待工作，提高工作质量，降本增效，厉行节约，树立公司良好形象。按照中央、国资委及集团公司的相关规定，制定本办法。
1.2本办法所称接待工作是指会议、会见、考察调研、学习交流、工作检查、商务洽谈、外事交往、请示汇报工作等活动的策划及组织实施。业务招待费是指为执行公务或开展业务活动需要合理开支的接待费用，一般包括接待业务往来单位发生的餐费、纪念品费、食品费、参观费等费用。
1.3本办法适用于国际矿业公司系统内各单位，所属单位可根据本办法制定本单位相应的实施细则。
2 总体要求
2.1接待工作应遵循以下基本原则：
2.1.1务实节俭。接待活动应本着主动、热情、务实、从简的原则，勤俭节约，杜绝浪费。不安排违反中央八项规定的接待内容。
2.1.2 事前审批。接待事项需事先按公司规定程序报批。
2.1.3预算管理。接待费用实行预算管理、总额控制、按规定列支。
2.1.4监督检查。上级单位对下级单位需定期监督检查接待工作开展情况，确保严格执行规章制度。
2.2接待工作中发生的餐费、纪念品等接待费用需纳入年度财务预算管理，履行公司年度财务预算审批程序。
2.3接待工作开展时，需严格执行住宿、餐饮等标准，企业负责人参加的接待活动，相关标准按职务消费管理办法规定的标准执行。
2.4接待费用需做好台账登记管理，注明公务宴请标准、人数等内容。
2.5接待工作需围绕公务活动开展，不得扩大参加人员范围，不得用于私人活动，不得安排旅游、娱乐、健身等活动。
2.6接待工作需注重仪表形象和言谈举止，做到热情周到、大方得体、务实高效。
3 工作分工及流程
3.1公司本部的接待工作，综合管理部为归口管理部门，本部各部门为接待工作的主办部门。
3.1.1综合管理部负责组织、指导接待工作，负责承办重要接待工作，审核公司领导出席的接待方案。综合管理部为公司主要负责人出席接待工作的主办部门。负责接待工作方案的审核工作；负责协调本部各部门有关接待工作；负责后勤保障（电梯、宴请、现场布置、纪念品、材料印制、摆放）工作；负责摄影摄像、宣传报道工作；负责公司领导服务的工作。
3.1.2 各部门为公司领导班子副职、高级顾问等出席接待工作，以及对口业务接待工作的主办部门。综合管理部配合相关部门开展接待工作。
3.1.3每项接待工作都应明确接待主办部门，接待主办部门负责汇总接待信息、制订接待方案、组织实施接待工作。
3.1.4 商务公关部为外事接待工作的主办部门。
3.2 所属单位的接待工作，办公室（综合管理部）为归口管理部门，根据公司本部接待工作分工及工作流程制定本单位接待工作管理实施细则。
3.3 公司接待工作的批准应按照以下要求进行：
3.3.1部门接到上级单位涉及接待工作的来文、来电或直接指示后，应立即报综合管理部，综合管理部呈送公司有关领导批准。
3.3.2部门接到地方政府、兄弟单位、合作伙伴、其他企事业团体需要公司接待的要求后，应要求对方出具正式函件，并立即报综合管理部。综合管理部根据具体情况呈送公司有关领导批准，或向有关领导请示同意后直接批准。
3.3.3公司领导可根据工作情况直接安排接待活动。部门需要以公司名义进行的接待工作，应报综合管理部，综合管理部根据具体情况报公司领导批准，或直接批准。
3.3.4外事接待工作的批准由商务公关部按有关规定办理。需要公司领导出席的接待工作应商综合管理部办理。
3.4 接待信息应包括以下内容：
3.4.1接待主办部门应提前汇总接待信息。包括带队领导、人数、姓名、职务、民族、性别，活动内容及要求，到达、离开公司时间及方式，随访工作人员名单、车辆数目、车牌号码等内容。
3.4.2接待主办部门应及时将接待信息分送综合管理部及有关部门。
3.5 接待方案的制定和审批应满足以下要求：
3.5.1接待主办部门负责制定接待方案，经综合管理部审核后，报出席接待工作的公司领导审批。
3.5.2接待方案应包括以下内容：明确责任部门及接待责任人，提出准备工作清单、工作标准及完成时间要求；接待日程安排（时间、地点、活动）、来访客人人员名单、公司参加接待人员名单、每项接待活动议程、接待材料（一般包括接待日程材料、汇报材料、背景材料、公司简介）、接待场所布置、摄影摄像要求、纪念品要求、迎送安排（路线提示牌、车位预留、迎送标语、电梯、迎送人员）、餐饮要求（来宾10人以内时陪餐人员不超过3人，10人以上时陪餐人员不超过三分之一）、会议记录要求、新闻报道要求、接待费用预算。
3.5.3接待工作方案审批后，由综合管理部分送有关接待部门的具体工作人员，并跟进落实情况。
3.5.4简单的接待工作可填写“公司领导接待审批表”。一般事项由综合管理部审核，重要事项报请综合管理部分管领导审批后，综合管理部负责进行相关工作协调，主办部门负责接待工作的具体落实。
3.6 接待工作的组织实施应按照以下要求进行：
3.6.1相关部门、人员根据接待工作方案各负其责做好落实工作，接待总协调人负责组织、协调和接口管理工作。
3.6.2接待主办部门负责组织起草接待日程材料、汇报材料，综合管理部负责材料的审核、印制、摆放、欢迎词的制作等工作。
3.6.3纪念品赠送及收受由综合管理部统一管理。赠送纪念品应提前报综合管理部审批，综合管理部负责统一采购纪念品，纪念品需代表企业形象、展示企业文化和内涵。纪念品标准按职务消费标准执行，从严控制。禁止在公司系统内部赠送纪念品。对方赠送纪念品由综合管理部根据公司有关规定确定处理方式。所属单位需建立纪念品管理制度，明确纪念品购买领用等程序。
3.6.4接待活动中，有会见内容的，公司主要领导的接待活动记录，由综合管理部协调，相关部门（根据会谈主要内容协商确定）参会人员做好会谈记录。其他公司领导的接待活动记录，由主办部门负责做好会谈记录。有宴会活动的，根据具体情况确定是否需要记录。活动结束后，会议记录需要整理成备忘录，履行审批手续，分送相关领导、部门及单位。
3.6.5发生费用的接待工作，应于接待工作结束后5个工作日之内根据批准预算报销接待费用。超过接待预算的须经接待方案审批人同意后方能报销。公司领导出席的接待活动，按照职务消费管理办法规定的标准执行。其他人员出席的接待活动，餐饮标准一般不得超过200元/人。
4 公司内部的接待工作
4.1所属单位邀请公司领导出席公务活动，由所属单位办公室（综合管理部）书面报公司综合管理部统一协调安排。
4.2公司领导到所属单位检查工作或到所属单位所在地进行考察调研，由所属单位办公室（综合管理部）组织接待工作。公司其他管理人员到所属单位检查工作或所属单位所在地进行考察调研，参照执行并适当降低接待标准。
4.3所属单位需根据公司主要领导的活动内容制订详细接待手册。接待手册报公司综合管理部负责人审核通过后，由所属单位组织实施。
4.4公司主要领导到所属单位检查工作，所属单位应提前报送近期工作情况汇报材料。汇报材料要言简意赅，切中调研检查主题。到现场时，根据安全管理规定，可先观看安全教育片，需穿着工作服、工作鞋等。
4.5公司领导到所属单位所在地考察调研，所属单位应提前向公司综合管理部或对应部门报送有关背景材料。公司领导以公司名义拜会地方政府，由公司综合管理部正式行函接洽，所属单位协助有关接洽工作。
4.6公司领导检查工作、考察调研活动期间，严格执行中央八项规定，不安排警车，不张贴悬挂横幅标语，不铺设迎宾地毯，不摆放鲜花绿植，一般不安排调研合影，不赠送土特产或纪念品。按照就近、便利原则安排住宿，不安排超规格住宿，不安排内部宴请，有职工餐厅的需安排在职工餐厅用餐，自助餐应注意节俭，不安排高档菜肴，不具备内部用餐条件的，可以外出就餐，标准不高于160元/人。
4.7公司领导机场或车站接送站，所属单位可委派1名班子成员或办公室（综合管理部）主任到场。其他公司本部管理人员的机场或车站接送可委派1名专业部门管理人员或驾驶员前往。乘车前往所属单位的，不得在长途或到高速路口接送，可在住地或办公楼迎候。
4.8公司本部领导到所属单位检查工作或考察调研，出行应当尽量集中乘车，除公司本部领导车辆外，随行车辆不得超过2辆。
严格控制陪同人员，不得层层陪同。到所属单位检查调研期间，所属单位陪同人员原则上不得超过2人。若确有音像归档等工作需要，可安排1名摄影摄像工作人员，应尽可能减少拍摄时间。摄影摄像由所属单位负责。
4.9公司领导到所属单位检查工作的讲话由所属单位负责记录和整理，报公司领导审批后，再根据需要印发传达。
4.10公司领导到所属单位检查工作或到所属单位所在地考察调研工作的宣传报道由公司综合管理部统一管理。所属单位负责组织起草宣传报道材料，公司综合管理部负责审核，公司领导本人审批后，在相应媒体上报道。报道必须和公司本部宣传报道保持一致。
4.10.1公司领导参加统一组织安排的调研考察活动，由综合管理部安排组织报道，也可在调研考察单位的媒体上报道。原则上不对随行和陪同的有关部门和单位领导同志列名报道。
4.10.2公司领导参加重要工程奠基、机构揭牌等活动，接待前来考察的国家有关部委领导、相关省区领导、兄弟单位负责人等活动，由综合管理部安排组织报道，一般以消息报道为主。
4.10.3公司领导重要涉外活动，按有关规定办理,一般性外事活动不予报道。
4.10.4公司领导参观展览、观看比赛和演出，出席部门和单位举办的颁奖、揭幕、联谊、研讨会等活动，一般不作报道。
4.11公司领导出国、出境公务活动接待工作由公司商务公关部另行规定。
5 招待费管理
5.1 公司国内项目业务招待费支出预算总额一般不得超过上一年度汇总销售（营业）收入的1.5‰。
5.2 所属单位根据公司生产经营计划和实际需要，合理制定下一年度业务招待费预算水平，经本单位主要领导签批后，报公司综合管理部审批。业务招待费预算编制、审批按下列流程进行：
5.2.1所属单位需在每年11月5日前将下一年度业务招待费预算报公司综合管理部审核，综合管理部分管领导审批。
公司综合管理部需在每年11月中旬前向集团办公厅按财务决算合并口径汇总上报下一年度业务招待费预算，其中公司本部预算单列。
5.2.2获集团批准后的业务招待费年度预算纳入公司年度财务预算。
5.2.3综合管理部根据集团公司批复的业务招待费预算平衡下达所属单位，并于每年3月15日前将分解下达的预算明细上报集团公司办公厅备案。
5.3 所属单位需对业务招待费季度预算执行情况进行分析，预算执行存在异常的单位，应及时查明原因并报告解决措施。
所属单位的季度预算执行情况应于每季度结束后10日内上报公司综合管理部。
综合管理部负责汇总、审核所属单位季度预算执行情况，并经公司主要领导签批后，于每季度结束后15日内按财务决算合并口径全级次上报集团公司办公厅，其中公司本部单列。
5.4 所属单位在上报公司年度财务决算时，应将业务招待费年度预算执行情况上报公司综合管理部，其中单位本部单列。预算执行存在异常的，应报告原因和解决措施。公司综合管理部汇总后，按财务决算合并口径，全级次上报集团公司办公厅，其中公司本部单列。
年度预算执行情况须经本单位主要领导签批。
5.5 所属单位业务招待费预算在执行过程中，预算编制基本条件发生重大变化的，可以编制预算调整方案，经本单位主要领导签批，于每年9月10日前报公司综合管理部。
公司综合管理部对预算调整方案初审后，报公司领导签批并于每年9月底前上报集团公司办公厅，经履行集团公司预算管理有关审批程序后，对预算进行调整。
5.6 使用业务招待费需以签报方式履行事前审批程序，《业务招待费签报单》作为报销时的凭证。
5.6.1 公司本部审批程序
5.6.1.1 确认接待任务后，部门经办人须填写《业务招待费签报单》。《业务招待费签报单》实行一事一单，并注明接待事由、人数、标准及预算。
5.6.1.2业务招待费单笔支出在3000元以下的，由综合管理部负责人审批。
5.6.1.3业务招待费预算单笔支出超过 3000元的经综合管理部负责人审核后还需报公司分管领导审批。
5.6.1.4预算外的业务招待费支出，由公司分管领导审批。
5.6.2所属单位审批程序根据本单位实际情况，参照公司本部审批程序设置，报公司综合管理部备案。综合管理部汇总后报集团办公厅备案。
5.6.3报销人报销业务招待费须提供发票、签报单，到综合管理部进行登记、验收及审核，报销人要对其提供的票据真实性负责。财务人员对业务招待费报销单据是否齐全、审批、验收是否完整进行审查。对不符合报销流程、审批权限的业务招待费，财务部门有权拒绝受理。
5.6.4 按照业务招待费预算责任部门、整体支出进行明细核算。费用支出按下列原则进行分摊：
5.6.4.1企业负责人进行业务招待活动所发生的全部费用，归属参加活动的企业负责人，在其业务招待费预算中列支。
5.6.4.2二位以上企业负责人参加同一业务招待活动所发生的全部费用，平摊归属每位参加活动的企业负责人，分别在其业务招待费预算中列支。
5.6.4.3整体支出部分应由各单位办公室（综合管理部）统一安排，指定专人管理、专人报销。
5.6.5 严格控制内部接待，费用不超过业务招待费总额的30%。
6 监督与检查
6.1 接待工作中，禁止以下行为：
6.1.1公司系统内单位间相互宴请。
6.1.2公司系统内以各种名义相互赠送纪念品。
6.1.3安排接待对象到高档娱乐、休闲、健身、保健等经营场所活动，用公款购买香烟、高档酒、礼品、消费卡等。
6.1.4转嫁接待费用，变相列支接待费用。
6.1.5不履行业务招待费预算、审批程序及突破报销审批权限等。
6.1.6违反规定用公款支付非因公费用。
6.1.7不执行或变相执行本办法及职务消费管理办法。
6.2公司综合管理部定期对本办法执行情况进行监督检查，定期对所属单位开展检查工作，对违反规定情况需予以通报。
6.3业务招待费年度预算及执行情况，需定期通过职工代表大会等形式进行公开，接受监督。
6.4监察、审计部门需将接待工作纳入监督检查，对违反管理规定的行为，要严肃处理，纳入企业负责人考核。
7 附则
本办法自2014年 1 月 1 日起执行。
8 附件
8.1接待方案模板
8.2公司领导接待审批表
8.3接待日程模板
8.4领导调研接待手册模板
8.5接待管理流程图
8.6业务招待费预算管理流程图
8.7业务招待费签报单
8.8业务接待费办理流程
七、准备工作
（一）会议材料
1.接待方案：主办部门起草，综合管理部审查、发有关单位，活动2日前完成。
2.接待日程：主办部门起草，综合管理部审查、印制，活动前1日完成。
3.活动背景材料：主办部门起草，活动前1日送有关公司领导、综合管理部。
4.会议资料：主办部门起草，综合管理部审查、印制，完成时间要求。
5.协议文本：主办部门，完成时间要求。
（二）会议室布置
1.制作、摆放桌签：综合管理部，会议开始前2小时完成。
2.摆放会议材料：，综合管理部，会议开始前2小时完成。
3.投影仪调试：综合管理部，会议开始前2小时完成。
（三）签字仪式现场布置
1．条幅、绿植：综合管理部，仪式开始前6小时完成。
2．签字桌、椅，鲜花、中外国旗，签字双方桌签、签字夹、签字笔：综合管理部机关处，仪式开始前6小时完成。
3．胸花：综合管理部，仪式开始前2小时完成。
4．麦克风、音响设施：综合管理部，仪式开始前2小时完成。
5．签字文本：主办部门，仪式开始前1小时完成。
6．香槟酒、酒杯：综合管理部，仪式开始前2小时完成。
7．礼仪小姐：综合管理部，仪式开始前1小时到位。
（四）迎接安排
1．双方联系人、电话：主办部门安排，负责及时将来访客人行程告知迎候人及其他参加活动人员。
2．迎候人姓名、电话：主办部门安排，访客到达前10分钟到。
3．电子显示屏内容：主办部门起草，综合管理部审查、放映，访客到达前1小时完成。
4．访客车辆数目、车牌号：主办部门统计车牌号，综合管理部预留车位，访客到达前1小时完成。
5．专梯预留：综合管理部，访客到达前15分钟完成。
（五）宣传报道
1．摄影摄像：综合管理部，活动开始前10分钟到位。
2．新闻稿：主办部门起草，综合管理部审查、发布，完成时间要求。
3．采访：主办部门策划，综合管理部安排。
（六）纪念品
数量、标准：主办部门提出方案，综合管理部审批、购买，主办部门使用，完成时间要求。
（七）餐饮
人数、标准：主办部门提出方案，综合管理部审查，综合管理部安排，完成时间要求。
（八）着装要求
主办部门提出方案，综合管理部审查。主办部门负责通知来访客人及公司出席接待人员。
