为规范合同管理流程，明确管理职责，防范经营风险，提高工作效率，保证公司各项经营活动有序进行，根据《中华人民共和国合同法》和中国电力投资集团公司有关规章制度，结合公司实际情况，制定本办法。
2 适用范围
本办法适用于公司对外签订的所有合同（劳动合同除外）。
3 定义
3.1合同：是指除劳动合同外，公司与其他平等主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议（协议即合同）。
3.2合同管理：是指对合同立项、意向接触、资信调查、商务谈判、合同条款拟定、审查会签、合同签订、合同履行、合同变更、中止、解除及合同纠纷处理、合同归档的全过程管理。
4 管理职责
合同管理实行承办部门（或单位）负责制与审查会签责任制相结合的原则。承办部门承担主要责任，会签部门承担相应专业责任。
4.1 公司分管领导
公司分管领导负责合同管理的领导工作。
4.2 计划发展部
是公司合同归口管理部门，统一管理合同专用章。其主要职责是：
4.2.1 建立健全本单位合同管理制度，指导、检查各部门合同管理情况。
4.2.2 参与合同的谈判、起草、审查、会签、签订及合同纠纷的处理。
4.2.3 在会签或参与合同谈判过程中，负责审查合同主体、内容、形式的合规性、严密性、可行性。
4.2.4 负责公司合同（非生产性物资采购，如行政、办公、后勤类合同除外）备案文本的管理。
4.2.5 负责建立公司内部各类合同台帐及其他相关管理工作。
负责承办设备、工程、技术服务类合同（不包括涉外采购）及其他授权范围内的相关合同。
4.3 综合管理部
是公司法定代表人授权委托归口管理部门。负责合同签订所需的《法定代表人授权委托书》的核发和日常管理工作。
负责承办资产购置、物业、信息化管理合同及其他授权范围内的相关合同。
4.3风险管理部
是合同管理工作的风险防范部门，负责公司《保密协议》的审核和合同风险控制防范管理。负责对合同文本的合理、合规性，合同对方主体资格以及合同价款、酬金和结算的合理、合法性，保函内容的风险性等内容进行审查；对合同的形式及实质内容进行审核并提出法律意见。负责贯彻执行合同管理的法律、法规和规章制度，为合同承办部门提供法律服务，并协助解决合同纠纷。
负责承办审计合同、法律咨询类合同及其他授权范围内的相关合同。
4.4商务部
是涉外合同的归口组织管理部门。负责涉外合同文本起草、翻译、释义、牵头组织商洽等工作；负责按照本办法规定的原则制定涉外合同管理办法。
负责承办涉外合同及其他授权范围内的相关合同。
4.5财务管理部
是合同付款结算管理的执行部门。参与合同评审和合同谈判工作，负责对合同价款支付方式的合理性、可行性，保函内容的合理性，财务手续的合法性、合规性，担保财产合法、安全性，合同项目是否在投资概算或年度预算范围等内容进行审查；对合同变更或解除的经济性进行评估，出具书面意见。负责合同结算资金的筹集，严格结算审查，执行合同约定的结算条款。
负责承办与之业务相关的各类合同及其他授权范围内的相关合同。
4.6 几内亚项目建设部
是境外项目设备、工程、技术服务类合同的执行部门。负责对合同的《技术协议》进行审查、洽谈、小签工作。负责相关合同的立项、履行、验收等管理工作；并配合相关业务部门做好合同的结算管理工作。
4.7 氧化铝管理部
是境内项目设备、工程、技术服务类合同的执行部门。负责对合同的《技术协议》进行审查、洽谈、小签工作。负责相关合同的立项、履行、验收等管理工作；并配合相关业务部门做好合同的结算管理工作。
4.8 安全与环保部
是施工现场安全与环保管理的归口部门。负责对合同的安全环保条款及《安全协议》进行审查；负责对违反安全与环保的行为提出处理意见，配合相关业务部门做好合同的结算管理工作。
4.9监察部
是合同管理工作的监督部门，负责公司合同效能监察管理。负责对合同办理的程序及相关当事人行为的合法性、合规性、真实性进行监督检查，对合同管理中出现的违法、违纪、违规问题进行调查处理，提出监察建议或做出监察决定，并可根据需要进行专项效能监察。
4.10 合同承办部门职责
4.10.1 负责对所管辖合同指定本部门合同承办人，对潜在供应商进行意向接触，资信调查，报请主管领导审批。
4.10.2 对应招标采购项目按照公司《招标管理规定》组织、参与项目的招标采购工作。
4.10.3 对招标限额以下的采购项目按照公司《小型采购管理办法》组织、参与项目的采购工作。
4.10.4 组织合同的谈判。
4.10.5 起草合同文本，并组织审查会签。
4.10.6 组织合同的签订，办理所需的法定代表人授权委托书。
4.10.7 负责合同的履行、变更、解除及纠纷处理。
4.10.8 合同签订后，负责合同的分发及合同归档的管理。
4.10.9 收集本办法的执行情况信息，提出修改意见。
5 合同管理内容与流程
5.1 达到下列标准之一的，应当以书面形式订立合同：
5.1.1 除即时结清外，单笔金额大于三万元的交易；
5.1.2 有保证金、抵押、定金、担保的事项；
5.1.3 我方先予以履行的合同；
5.1.4 合同对方为外地单位的。
5.2 合同签订程序
5.2.1 立项
5.2.1.1 合同立项应当由项目发起部门填写《项目立项审批表》（见附件2），注明立项原因及内容。（经公司批准的招标采购计划中已包含的项目可简化此流程）
5.2.1.2 意向接触，确定合作主要条件及运作方式，开展相关合作条件或价格方面的咨询，或者按招投标管理规定组织招标。
5.2.1.3 资信调查, 确定合作主体是否符合签约要求、是否具备履行合同的能力，范围包括：
1）具有经年检的营业执照及其他权利能力证明文件，且真实有效。涉及专营许可的，具备相应的许可证明文件；涉及资质要求的，具备相应的资质（等级）证书。
2）经营范围能够充分满足合同项目的需要。
3）具有履约能力，必要时应索取其经审计的财务报表、资
金证明、注册会计师签署的验资报告等相关文件。
4）具有履约信用：过去三年重合同、守信用，无严重违约事实；在签署本合同时，未涉及可能影响本合同履行的重大经济纠纷或重大经济犯罪案件。
5）在签署本合同时，不存在任何司法机关、仲裁机构或行政机关作出的任何对履行本合同产生重大不利影响的判决、裁定、裁决或具体行政行为或其他法律程序。
6）其他与合同签订、履行相关的事项。
5.2.1.4 对不符合前款规定的当事人，如果必须与其签订合同时，应由其提供合法、真实、有效的担保。
5.2.2 谈判
5.2.2.1 合同文本由我方拟定完成或由对方提供的，由合同承办部门牵头与合同相对方就文本内容进行谈判磋商，形成统一意见。
5.2.2.2 应招标项目的合同还应当组成谈判小组。谈判小组的人员范围由承办部门负责组织和确定。一般应有财务、技术、法律、审计及与合同内容相关的其他部门人员参加。必要时可聘请外部专家或机构参与谈判。对谈判中遇到的重大问题，承办人应及时向本部门负责人汇报，必要时向本部门分管领导请示。
5.2.2.3 谈判结束后，合同承办人应形成谈判会议纪要，并经全体参加人员签字确认。
5.2.2.4 参与谈判各方应对谈判内容保密。必要时应当签署保密协议，明确泄密责任。
5.2.2.5 非招标项目合同，可视具体情况参考以上谈判程序实行简化操作。但应保证程序的规范性和效率性，并坚持公司利益最大化原则和保密原则。
5.2.2.6 合同最终文本应当经合同双方确认一致。
5.2.3 草拟合同文本
凡国家、行业或集团公司有标准或示范文本的，应当结合实际需要予以适用或借鉴。
5.2.3.1合同必备条款包括标的（规格、型号、数量或具体事项）、质量标准或要求、履行期限、地点、方式、价款与支付方式或合作条件、对方的单位名称、地址、联系人、联系电话、开户行及帐号、双方权利与义务、违约责任、争议解决方式等。
5.2.3.2 具有支付条件的合同，首期预付款原则上不超过合同总价款的30%，且合同他方应当提供相应担保。
5.2.3.3 合同有效期限应至合同所有权利义务履行完毕之日止。
5.2.3.4 合同文本份数按实际需要确定，但我方至少应留存五份合同文本。其中存档二份，承办部门、附财务付款手续留存、归口管理部门备案各一份。
5.2.4 审查会签
5.2.4.1 承办人填制《合同评审表》（见附件3），附合同草案，连同合同立项审批表、他方当事人的资信状况证明材料（如需要），送会签部门审查。合同承办部门对各类合同进行评审或会签的方式，可根据实际需要采用会议或其他形式。
5.2.4.2 审查部门应提出具体的审查意见，如有必要，可附书面审查意见返回承办部门。如没有具体意见，应按职责在会签单上签署“同意”或“不同意”的确定性意见，并由审核人签字。
1）审查意见书应包括以下内容：合同名称、承办部门、送审日期、审查意见、审查人签字。
2）合同签审部门对合同的审核期限，一般不超过一个工作日。对特别重大、复杂合同的审查，一般不超过两个工作日。特殊紧急情况下的应急合同必须在当天内完成审查。
5.2.4.3 部门审查会签意见处理
1) 根据合同所涉及项目的具体情况，经承办人与审查人沟通，由承办人按双方取得共识的意见，修改合同草案。
2) 出于项目本身需要及各种客观条件的限制，对于承办人认为无法采纳的意见，应向本部门领导汇报，由本部门领导决定是否采纳。
3) 承办人应将审查会签意见处理情况如实填入《合同评审表》，对未予采纳的意见，应注明原因。
4) 承办人将《合同评审表》连同合同草案、会签部门审查意见书、或有的谈判会议纪要，以及承办部门认为必须提交的其他说明材料，送归口管理部门审核。
5.2.4.4 归口管理部门审查
1) 对符合本办法规定的程序和要求，所附资料齐全的合同，由归口管理部门经办人在会签单上统一编号。
2）对未按本办法规定履行相应程序、所附资料不全的合同，由归口管理部门提出补正意见，承办部门整改。
5.2.4.5 归口管理部门审查、编号后，由承办人将合同草案及相关资料送承办部门分管领导审批。
5.2.4.6合同额在500万元以上的，承办部门分管领导在签署意见后需送公司总经理审批。
5.2.5 签署
5.2.5.1 承办人对合同逐页小签或加盖骑缝章后，送法定代表人或委托代理人签署。
5.2.5.2 法定代表人授权委托代理人签署的，应由承办人办理授权委托书，授权委托书的办理按公司《法定代表人授权委托管理办法》执行。
5.2.5.3 法定代表人或委托代理人签署后，送归口管理部门加盖合同专用章。盖章程序应严格执行公司《印章及资质证件管理办法》。
5.2.5.4 合同他方由代理人承办、代签合同的，承办人应索取其法定代表人身份证明书、授权委托书、代理人身份证明。
5.2.5.5 严禁在空白合同文本上签字、盖章。合同文本原则上先由合同他方签字、盖章，然后我方才签字、盖章。
5.2.5.6 合同价款原则上不得超过项目概算、预算或费用计划。超出项目概算、预算、费用计划的，须报公司分管副总经理、总经理或集团公司批准后签订合同。
5.2.5.7 战略合作、合资合作、股权转让，借贷、担保、融资租赁、资产出让等涉及公司重大利益的合同，经公司董事会批准后签订。
5.3 履行程序
5.3.1 合同经签字、盖章，且约定的生效条件成就时方可全面实际履行。合同生效之前，不得实际履行。
5.3.2 承办人按合同约定，承担通知义务，组织合同的履行，办理相关事宜，并及时填写《合同履行情况登记表》(见附件8)。承办部门每月应与归口管理部门核对合同履行情况。
5.3.3 承办部门在合同履行中遇到履约困难或违约等情况，应及时向公司分管领导汇报，知会公司相关部门，对出现的各种问题，及时获取证据、并及时采取应对措施。
5.3.4 合同承办部门按合同规定办理付款时，必须填写《合同付款审批单》（见附件5），经各部门会签后，将付款审批原件交由财务管理部办理付款，同时需将相关付款审批复印件（非生产性物资采购，如行政、办公、后勤类合同除外）留存归口管理部门备案。
5.4 变更或解除程序
5.4.1 合同签订后双方应严格履行，任何一方不得随意变更或解除。
5.4.2 在合同的实际履行中，符合下列条件之一的，必须按规定及时办理合同变更手续，填报《合同变更审批单》（见附件4）。
5.4.2.1 合同标的超出原合同约定的。
5.4.2.2 结算价超出原合同价10%的。
5.4.2.3 结算价超出原合同价100万元的。
合同变更必须经过有效审批。严禁在未按规定办理变更审批程序前履行变更后的合同。
5.4.3 合同需要变更或解除时，合同承办部门应以书面形式通知他方，说明变更或解除合同的原因和答复的期限。变更或解除合同的协议草案一经达成，需按本办法5.2.4、5.2.5的相关规定办理。
5.4.4 合同承办部门收到合同他方要求变更、解除合同的文书、电报、电话、信函、图表、数据电文，应及时请示合同签署人后，在法定或约定的期限内书面答复对方。如果必须变更或解除，应与他方达成变更或解除合同的书面协议草案，确定索赔条件，并按本办法5.2.4、5.2.5的相关规定办理。
5.4.5 变更或解除合同的文本作为原合同的组成（或更新）部分与原合同具有同等法律效力，纳入本办法规定的管理范围。
5.4.6 对不可抗力或国家宏观政策调整原因而使合同不能履行或延期履行的，应及时书面通知对方或者及时取得对方遇有上述情况的证明材料，主动与合同有关各方协商处理。
5.4.7 有担保条款的合同变更，应征得原担保单位的同意并在变更协议上加盖担保单位公章或者合同专用章。
5.4.8 需经有关行政部门批准的合同，变更或解除合同应报原批准部门批准。
5.4.9 经公证、鉴证的合同，所达成的变更或解除合同的协议需报原公证、鉴证机关备案。
5.4.10 涉外合同的变更或解除，法律有特殊规定的应按规定办理。
5.5 纠纷处理程序
5.5.1 合同他方当事人违反约定或提出履行异议的，承办部门必须在法定或约定的时间内以法定或约定的方式答复。
5.5.2 出现纠纷，承办部门应先与合同他方协商处理，并及时向公司上级报告，并收集整理处理合同争议的文件和证据资料。
5.5.3 合同纠纷协商、调解, 应由合同承办部门与风险管理部、归口管理部门共同进行。协商或调解达成一致时，应依合同签订程序签订书面协议。协商或调解不能达成一致时，应在法律规定的时效期间内，可按合同约定选择仲裁或诉讼方式解决纠纷，承办部门应商同风险管理部确定代理人、应对方案等，并向受托签署人、法定代表人请示。进入仲裁或诉讼程序的，公司各部门应积极配合承办部门做好应对准备。
5.6 档案管理与使用程序
5.6.1 合同文本分发、保管
5.6.1.1 承办部门负责根据需要对合同文本进行分发。合同分发应建立《合同分发登记表》（见附件6）并及时进行登记。
5.6.1.2 合同签字、盖章后，承办人应将合同（含合同电子版或扫描件）、合同评审表、项目立项审批表、授权委托书及其他相关资料（各1份，副本或复印件），留存归口管理部门备案（非生产性物资采购，如行政、办公、后勤类合同除外），原件交由档案室归档。
5.6.2 合同文本借阅
5.6.2.1 档案室负责合同借阅管理。合同借阅应建立《合同借阅登记表》（见附件7）并及时进行登记。
5.6.2.2 合同正本不予借阅，借阅合同副本须经档案管理部门负责人同意。合同文本及合同相关资料借阅人，需在合同借阅登记表中签名并填写借阅日期。借阅时间最长不超过15天。借阅人归还后应及时注销并填写注销日期。
5.6.3 合同统计台帐报表管理
5.6.3.1 承办部门应指定专人负责合同管理。合同签订后应及时建立合同统计台帐。
5.6.3.2 合同统计台帐是合同管理的基础性工作。合同台帐的内容应包括：合同编号、合同名称、合同对方单位、合同价、合同履行状态等。
5.6.3.3 归口管理部门应对承办部门承办的各类合同统计报表情况进行检查。
5.6.4 合同归档
合同签订生效后，承办人负责即时整理相关资料，并按公司有关档案管理的规定及时归档。具体归档范围包括：
5.6.2.1 合同正式文本及附件。
5.6.2.2 合同评审表。
5.6.2.3 与合同签署有关的基础、背景资料。
5.6.2.4 合同他方当事人资信证明材料。
5.6.2.5 双方或有的法定代表人身份证明、授权委托书、代理人身份证明。
5.6.2.6 合同履行中或有的电传、信函、电报、图表等。
5.6.2.7 或有的有关变更或解除合同的协议及一切相关文字信息、音像资料等。
5.6.2.8 或有的有关纠纷处理的协议书、调解书、裁决书、判决书等。
5.6.2.9 其它应当存档的相关资料。
5.7 合同监督、检查、责任追究及奖惩
5.7.1合同归口管理部门对公司合同管理工作进行监督、检查与指导，定期或不定期地对公司相关部门主办合同的订立、履行、管理等工作进行检查。
5.7.2 对于在合同管理中做出成绩，及避免或挽回经济损失的部门或个人应予以表扬与奖励。
5.7.3 对各单位检查发现具有下列情况之一的，情节严重，造成重大经济或其他严重后果的，应对合同签订部门实行责任追究，对责任人根据损失情况进行处罚，构成犯罪的应由司法机关追究法律责任：
5.7.3.1 未依照法律、法规及本程序规定签订、变更或解除合同的。
5.7.3.2 签订有重大缺陷或无效合同的。
5.7.3.3 会签审查人员无正当理由延误审查或未审出合同重大缺陷的。
5.7.3.4 丢失合同文本或相关文件的。
5.7.3.5 丢失合同印章、违反合同印章使用规定、在空白合同上私自盖章的。
5.7.3.6 提供虚假资料的。
5.7.3.7 在项目实施中提供虚假进度,签虚假工程量的。
5.7.3.8 超越授权或滥用授权签约的。
5.7.3.9 发生纠纷后隐瞒不报或者不及时采取措施的。
5.7.3.10 应当或可以追究对方违约责任而擅自放弃的。
5.7.3.11 在合同签订或履行中与对方或第三人串通或收受贿赂的。
5.7.3.12 泄漏合同意向、商业秘密、技术秘密等公司秘密的。
5.7.3.13 法律、法规以及本公司规章制度规定的其他应当予以处罚的行为。
6 其他
6.1 公司所属单位的应招标项目签订合同时，需上报公司审核同意后方可签订，并将合同台账报公司备案。签订程序按本办法有关管理规定执行。
6.2 合同贴花由财务管理部按印花税管理制度执行。
6.3 公司人员离职，应向本部门交清所有合同资料后，方可办理离职手续。
7 附则
境外合同管理制度由商务部按照本办法规定的原则另行制定。
9 附件
附件1：合同文本要求；
附件2：《项目立项审批表》；
附件3：《合同评审表》；
附件4：《合同变更审批单》；
附件5：《合同付款审批单》；
附件6：《合同分发登记表》；
附件7：《合同借阅登记表》；
附件8：《合同履行情况登记表》；
附件9：《制度修订意见反馈表》。
附件1
合同文本要求
一、合同封面中的内容应包括但不限于：合同编号、合同名称、双方单位名称、签约地点、签约时间等。合同文本应满足长期保存的要求。
二、合同主体全称与简称结合使用。呼起和落款使用全称，正文使用简称（甲方、乙方、丙方等）。
三、合同正文编号排序。依次使用“一、二、三、…；1、2、3、…;(1)、(2)、(3)、…”三个序列号或“1、2、3、…；1.1、1.2、1.3、…；1.1.1、1.1.2、1.1.3、…”级别号。
四、合同标题使用二号仿宋字，正文使用四号仿宋字。
五、合同编号原则
1、每份合同必须具有合同编码，合同业务代码分为五个层次，即：CPIIM-××-××-××-×××-×。
2、 10 位代码含义分别为：第1～2 位数表示公司总部或项目名称代码；第3～4 位数表示合同的项目类别；第5～6 位数表示合同种类；第7～9 位数表示合同的流水号；第10 位数表示合同的版本号。具体编码见下表：
