1 目的  

加强公司电子公文传输工作的管理,使系统管理和应用制度化、规范化、科学化，确保系统安全、高效运行。

2 适用范围

适用于公司本部和分支机构。

3职责范围

3.1公司本部通过电子公文传输系统向集团公司总部上报文件；向所属下级单位下发文件；接收集团公司总部下发文件；接收所属下级单位上报文件。

3.2公司分支机构通过电子公文传输系统向公司本部上报文件；接收集团公司总部和公司本部下发文件。

3.3 综合管理部是电子公文传输系统技术和应用工作的归口管理部门。

4 定义

4.1电子公文传输系统是指集团公司统一配置的设备，进行公文的生成、发送、接收处理的系统。

4.2本系统采用商密级加密设备属非涉密网，系统只适用于非涉密公文传输。

4.3本规定发布且系统正式运行后，公司不再发送非涉密的纸质文件、内部明电、会议通知，并停止使用其它网络方式传送正式公文。

4.4本规定所称正式公文是指：发送方按文件规范标准发送、接收方能够按标准打印出带发送方红色标准文头、红色标准印章的公文。本规定正式施行后，接收方按规定接收并打印出的文件等同于发送方的正式文件。

5 系统管理

5.1 电子公文传输系统的使用范围限于公司以及所属分支机构。

5.2 电子公文传输工作由综合管理部主任具体负责管理，专职或兼职人员负责日常应用、维护。用户不得利用系统传发广告、宣传材料、私人信息等。

5.3 加密卡及电子印章由集团公司科技环保信息部统一制发、颁发；对电子印章的管理、使用等同于实物印章。

6 应用管理 

6.1 电子公文传输系统应用范围为：各单位之间往来的正式公文。 

6.2 电子公文传输发送方可通过系统授权，控制接收方打印正式文件（红色标准文头、红色标准印章）的份数。

6.3 公文发送方在应用过程中，要根据文件主、抄送单位，准确选择接收方，认真检查发送情况，确保发送成功，并及时检查接受方签收信息。如因发送方未认真检查发送情况，造成公文错发、漏发的，由发送方负责。

6.4 发送的公文如需重发，应在重发件上注明重发原因。

6.5 发送的文件如带有附件，附件名称统一标注为：“发文字号＋附件号”

6.6 例如，国际矿业综合［2010］20号（正文），附件标注应为“国际矿业综合［2010］20号附件１”；“国际矿业综合［2010］20号附件２”。

6.7 用于电子公文传输的计算机在正常工作日必须处于开机状态，并要求在工作日上、下午各接收一次，用户收到公文接收提示后必须在1小时内签收，以便发送方确认。因收方未按要求及时开机、处理，造成公文延误的由接收方负责。

6.8 对内容重要、紧急的公文，发送方应通知接收方及时接收办理。为保证紧急公文非工作时间的及时传输办理和节假日期间通讯畅通，各用户具体操作人员专用通讯工具应随身携带并保持二十四小时开机状态，收到信息后在最短时间做出处理。

6.9 如遇设备、线路故障和停电等情况无法收取公文时，需要及时通知综合管理部，以防延误紧急文件的处理时间。

7 安全管理

7.1 用于电子公文传输的计算机，严禁访问互联网。各用户要采取计算机病毒防范措施，并定期进行病毒清查，凡带有病毒的介质，在未排除病毒之前，不得在系统中运行。

7.2 需指定专人具体管理、使用系统，人员名单报集团公司办公厅备案，由集团公司科技环保信息部负责岗位人员上岗前培训、考核。操作人员要保持相对稳定，如人员变动，各用户要及时选定接替人员，严格办理设备交接手续。人员变更后应即刻更新相应密码。非操作人员不得进行公文传输操作。

7.3 电子公文传输系统配发的电子印章和加密卡属机密部件，要专人负责、严格管理。电子公文传输工作人员不得向无关人员透露操作程序或提供电子印章密码、公章载体、加密卡等相关设备和软件。

7.4 安装电子公文传输系统的计算机，不得自行安装其它无关系统和游戏软件，对于因自行安装其他软件，引发病毒和导致系统故障的，公司将予以通报批评，并由直接责任人承担所造成的损失。