1 目的
加强公司的档案业务建设，提高档案管理水平，为公司经营、管理和发展提供服务。
2 适用范围
适用于公司本部及所属单位
3 职责与权限
3.1公司分管档案的领导是公司档案管理工作的第一责任人，其领导的公司档案工作领导小组对公司内档案工作实行统筹规划、统一制度、组织协调、监督和指导；
3.2 综合管理部内设档案室，并配置档案专职人员，在综合管理部主任领导下，具体负责档案管理工作；
3.3 档案室有权向有关人员收集文件和资料，负责整理、编目、保管、提供利用和处置。在业务上接受上级档案专业主管部门的监督和指导。
4 文件资料的形成、积累和移交
4.1公司文件材料的形成、积累、整理及归档工作要列入部门工作计划和部门所有人员的岗位职责；
4.2凡是直接记述和反应公司职能活动的，具有现实的和长远查考价值的文件材料（文字、电子文件、图样、照片、实物等），均须归档保存。（归档范围和保管期限见附件1）
4.3各部门在每年5月底以前将上年度办理完毕，需归档的文件材料整理、立卷，向档案室移交；
4.4各部门须归档保存的文件材料由专人统一管理，不得个人分散保管（涉及重大机密的文件材料除外），不得无故延期或不交应归档的文件材料，如有些材料确需使用，应坚持立卷归档后再办理借阅手续的原则；
4.5各部门文件由专人整理立卷后，严格履行移交手续，填写《公司文件材料移交清单》（附件2），定期向档案室移交。
5立卷归档要求
5.1 纸质版本文件材料归档一份原件，重要、使用频繁的和有专门需要的可增加份数。要求：完整、准确、系统；归档清单一式两份由部门领导审核签字，方能办理交接手续；
5.2 关于电子文件的归档，由于目前电子文件还不能完全代替纸质文件，所有具有长期或永久保存价值的文本及图形电子文件归档时必须同时有纸质文件一起归档，且要求在内容、相关说明及描述上保持一致；
5.3 声像材料的归档,应标明摄录及存储的内容、地点、时间等相关的内容编辑在一起；
5.4具有永久、长期保存价值的非纸质文件材料必须形成一份纸质文件一并归档并保持一致性，外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档；
5.5 归档的文件材料应选择纸质优良、纸型标准的A4等规格系列纸张，页边距上下为3.17cm、左右为：2.54cm，图纸应采用国家标准图幅，左侧装订。文件材料上的文字及图形必须字迹清晰、使用蓝黑或碳素墨水书写，严禁使用铅笔、圆珠笔或其他颜色墨水书写。不得使用无规格、不规范的纸张；
5.6 向档案专职人员移交时，必须由移交人填写清单，一式两份，经清点后双方签字交接，移交清单各存一份。不符合归档要求的文件材料档案专职人员有权拒收，经重新整理符合归档要求后再办理移交手续；
5.7各部门立卷所需的档案盒及档案封皮由档案室统一发给。
6档案的保管
6.1档案装具要齐备、充足、符合规范要求，各门类、不同载体的档案存放科学、合理、有序，既方便日常查找，又能保证突发事件中的及时抢救；
6.2定期检查档案的保管情况，发现破损档案及时修复，对于需要长久保存的档案，采取措施加以重点保护，使其安全并延长其寿命；
6.3每半年进行一次安全检查，即时发现问题并采取相应措施，同时做好安全记录分析。
7档案的保密
7.1档案管理人员和利用者均应树立保密观念，贯彻执行《档案法》和《保密法》，共同保守档案机密；
7.2对各类档案均应按规定的范围进行查、借阅，并严格履行手续；
7.3对机密档案要严格管理，不得将机密档案私自带出档案室或外传，对机密档案内容不得自行摘抄，拍照、翻印或复制；
7.4利用者对所借档案文件，技术图纸等必须妥善保管，及时归还，不得转借他人，不准借带外出，探亲访友、出入公共场所；
7.5发生失密、泄密和档案被盗事件时，要立即报告主管领导、保密部门，当事者要写出书面报告。对违反保密规定、造成泄密和被盗密者，应按其性质及情节给予严肃处理；
7.6对不归档的重份的秘密文件材料及经保密鉴定小组鉴定的，需要销毁的秘密级及公司商秘级以上的档案材料，必须登记造册，经分管领导批准后，有二人以上共同监销；
7.7尚未装订的档案材料，不得随便堆放，必须置放于柜内，妥善保管。
8档案及资料借阅
8.1公司员工借阅非涉密档案，填写档案借阅登记表（附件3）后，可办理借阅手续。涉密档案原则不借出，经综合部领导批准后，可在档案室查阅。如确因工作需要，借出国家秘密级和公司普通商秘级（密级在国家机密级和公司核心商秘级以上的不外借）档案资料，需所在部门提出申请，填写涉密档案查阅登记表（附件4），综合部领导比准后方可办理借出手续；
8.2公司档案一般不对外，若外单位因工作需要查阅摘录本公司档案，须凭所在单位介绍信，经综合部领导审批后，可在档案室查阅；
8.3 凡借出的档案，其借阅时间一般不得超过一周，特殊情况需征得档案室同意办理续借手续；
8.4 借阅人对借出的档案材料负有妥善保管的责任，对所借档案必须保持其完好和安全，不准转借，不准私自涂改、污损、折卷、折叠所借档案资料。若造成案卷损失要追究其责任，严重者按《档案法》等有关规定处理；
8.5档案归还时，应当面清点和检查，借阅人员和档案室人员双方签字；
8.6节假日对档案进行安全检查，催回借出档案。
9档案鉴定、销毁
9.1 鉴定
9.1.1鉴定机构
档案的鉴定工作应在档案工作领导小组的领导下，由综合管理部负责组织实施。由综合管理部和有关业务部门组成鉴定小组，根据档案保管期限的规定，对超过保管期限的档案进行鉴定。
9.1.2鉴定原则
本着“严格掌握、慎重从事”的原则，对确已失去保存价值的档案，由档案室提出清册，经鉴定小组讨论同意，才能销毁。专门档案另有销毁规定的按有关规定执行。
9.1.3鉴定方法
档案的鉴定应采取直接鉴定法。
9.1.4鉴定程序
由档案室提出应鉴定的档案目录清单，由鉴定小组鉴定，对清单上的每卷档案进行集体讨论，写出鉴定报告，经有关领导批准（鉴定表见附件5）。
9.1.5鉴定过程中形成的材料，由档案室归档保存，以备查考。
9.2 销毁
9.2.1鉴定后，档案室按照审批意见，对确定可销毁的档案进行登记、造册；
9.2.2 销毁档案时，必须由二人在指定地点监销，并在销毁清单上签名（附件6）；
9.2.3 机密档案必须送政府规定保密造纸厂进行销毁。
10档案库房管理
10.1 档案库房必须坚固、装有防火装置及安全门锁并装有暖通设备，库房必须和档案专管人员办公室、阅览室分开。
10.2 档案库房应采取防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫防尘、防污染措施：
10.2.1防火：配备烟感火灾探测器，气体消防设备；
10.2.2防盗：配备无线红外探测器、自动报警器；
10.2.3防潮：配备空调设备，湿度计，吸湿加湿设备，去湿剂等；
10.2.4防光：配备遮光性强的窗帘，将档案放在卷盒及柜子内，库房内使用白炽灯；
10.2.5防鼠：定期检查投放灭鼠药；
10.2.6防虫：放置防蚀驱虫药物；
10.2.7防尘：保持库房内清洁卫生，窗缝隙密封；
10.2.8防污染：经常性的进行抽风、通风，保持库房内空气清新，防止有害气体。
10.3 定期保洁档案库房。
10.4档案库房内禁止烟火及存放易燃易爆物品和其它有可能危及档案安全的物品，应备有必要的消防器材，定期检查保持完好。
10.5 库房内温度应保持在14—24℃，湿度为45％—60％，对不适宜的温湿度要及时调节，以确保档案的实体安全。
10.6非工作人员不得擅自进入库房，进入库房的非档案借阅人员需履行登记手续（附件7），同时必须有档案室人员或保密人员陪同。
10.7严禁在库房内吸烟和点燃明火。
10.8档案库房钥匙专人保管并做记录（附件8），他人不得随便使用，发现钥匙丢失要及时汇报，认真处理。
10.9离开库房前关灯，锁好库房门窗。
10.10定期对库房进行检查，每半年查一次库房设施、案卷数量、案卷排列、损坏情况等并做好记录（附件9），发现问题及时采取措施。
11支持性文件
11.1《归档文件整理规则》；
11.2《科学技术档案案卷构成的一般要求》；
11.3《照片档案管理规范》；
11.4《磁性载体档案管理与保护规范》；
11.5《电子文件归档与管理规范》；
12相关附件
12.1《公司文件材料归档范围与保管期限参照表》（附件1）
12.2《公司文件材料移交清单》（附件2）
12.3《档案借阅登记表》（附件3）
12.4《涉密档案借阅登记表》（附件4）
12.5《档案鉴定工作表》（附件5）
12.6《档案销毁清册》（附件6）
12.7《非档案工作人员进出档案库房登记表》（附件7）
12.8《档案库房钥匙保管记录》（附件8）
12.9《档案库房检查情况表》（附件9）。
12.10《档案归档进库明细单》（附件10）
