作者：郑晓蒙
1目的
为加强公司声像档案的管理，特制定本办法。
2适用范围
本办法适用于公司本部及所属单位。
3定义与术语
公司声像档案是指公司在日常工作以及社会实践活动中直接形成的对国家、社会和公司有保存价值的录像、照片等辅以文字说明的历史记录。声像档案一般由录像带、光盘和照片组成。
4管理与职责
公司综合管理部负责重要声像档案的收集和管理，公司本部声像档案形成部门负责对需要归档的声像资料进行整理，编辑，定期向档案室移交归档。
5声像档案的收集
5.1收集范围
5.1.1反映公司重大工作成果的声像资料；
5.1.2国家领导人、集团公司领导视察及调研等重大活动的声像资料；
5.1.3公司组织或参加的重要会议，会见以及外事活动的声像资料；
5.1.4其它单位形成的与本公司有关的重要声像资料；
5.1.5其它具有保存价值的声像资料。
5.2收集要求
5.2.1归档的光盘、照片载体文件，由文件形成部门编写文字说明，文字说明与载体记录的信息相符；
5.2.2照片要求800万象素以上，对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档。照片应具有主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点；
5.2.3归档的光盘必须是可读文件，必须在有关的设备上演示或检测，运转正常，清洁，无划伤，确保文件的完整性和内容的准确性。
6声像档案的整理
6.1照片档案的整理
6.1.1照片档案的整理应遵循有利于保持照片档案的有机联系、有利于提供利用的原则；
6.1.2照片档案的分类按年度-问题-保管期限进行分类；
6.1.3照片的排列按问题结合时间、重要程度等进行排列；
6.1.4照片的编号采用格式：年度-册号-张号；
1）年度：照片形成年度；
2）册号：年度内照片册的排列从“1”开始顺序编号；
3）张号：照片在册内的排列从“1”开始的顺序编号；
6.1.5照片的文字说明应包括是由、时间、地点、人物、背景、作者（摄制者）等，准确揭示照片的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全，时间用阿拉伯数字表示。
6.2光盘的整理
6.2.1光盘按时间-问题-保管期限分类排列；
6.2.2光盘的编号格式：年度-盘号；盘号为年度内光盘从“1”开始的顺序编号；
6.2.3光盘（会议录音类）的文字说明应包括讲话内容、讲话人姓名、职务、讲话排序、讲话计时、录制日期、录制人、密级等；
6.2.4光盘（大型活动摄像类）文字说明应包括主要内容、制式、语别、密级、规格、放映时间、录制时间、录制人等；
6.3保管期限：应视其内容的重要程度、时间、可靠程度、有效性等因素，划定保管期限。
7声像档案的利用
7.1声像档案一般不得借出。如有特殊需要，经主管领导审批后，方可限期外借。利用率高的声像档案可将复制件外借。
8声像档案的保管
8.1声像档案的保管分为日常保管和入库保管。其中日常保管由拍摄当事人完成，按照一年为期限，待整理后交档案室入库保管；
8.2声像档案库应保持14-24℃，相对湿度应保持45%-60%。声像档案立放，避开30奥斯特以上的磁场；
8.3对声像档案库要半年检查一次；
8.4归档保存的声像档案，任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改。
