科学调配，规范管理。
2 适用范围
本办法适用于公司本部。
3 职责分工
3.1综合管理部是会议室的主管部门，
3.1.1制定会议室管理办法和会议服务标准，
3.1.2对各部门申请使用会议室进行调度、审批，
3.1.3对保密会议进行保密指导，
3.1.4对会议服务的工作进行指导、监督。
3.2 各部门使用会议室时应预定，认真、准确填写相关会议信息，在综合管理部确认后使用，并通知与会领导及人员参加会议；会后撰写会议纪要，会议相关资料送归档；
3.3 会议服务中心负责（由物业公司负责）
3.3.1 会议室日常维护、保洁，确保会议室内设备、物品安全；
3.3.2根据已批的会议室使用单，按相应的会议服务标准，做好会前准备、会中服务、会后整理及相关会议资料（音、像、电子、纸）移交；
3.3.3做好相关设备测试，确保设备正常运转；
3.3.4保密会议要达到保密要求。
4 会议室使用原则
4.1申请会议室遵循时间和领导兼顾的原则，一般情况下按申请时间先后调度，特殊情况下，按领导先后原则调配。
4.2外事会议室原则上安排在905会议室。
5 会议室使用
5.1 每个部门设一名会议发起人。
5.1.1会议发起人提出使用会议室申请（见附件1）(正常情况下,提出申请距会议召开不少于12小时)，并详细填写相关内容：
5.1.1.1会议名称；
5.1.1.2会议时间；
5.1.1.3会议室；
5.1.1.4会议形式：电视会议、电话会议、圆桌式、大型综合；
5.1.1.5与会范围:公司内；系统内;系统外;外宾;
5.1.1.6与会人数;
5.1.1.7与会公司领导；
5.1.1.8与会领导或贵宾详情；
5.1.1.9保密要求；
5.1.1.10新闻需求（网站拍照、对外报道）
5.1.1.11会场服务要求：桌签、背板、设备（投影、录像、录音、拍照）、会议文件和资料目录、条幅、餐饮；
5.1.2 会议发起人将填写好的会议室申请单报综合管理部审批；内容需要保密的会议，会前应对会场（电视电话会议主会场、分会场）进行认真检查。
5.2 综合管理部审批后，将会议通知发送至会议发起人，会议服务单发送至会议服务中心。
5.3 会议服务中心做好会前准备、会中服务及会后服务、清洁。
5.4 外事会议室应相对固定，并定期进行安全检查。
6 会议服务原则
6.1会议实行分级服务：
6.1.1会议 服务共分一、二、三级；
6.1.2在有上级重要领导、重要合作伙伴、重要外宾，和公司领导出席的情况下，适用一级服务。
7 会议服务标准
7.1一级服务内容：在会议召开前两个小时完成服务准备工作。
7.1.1会前准备工作：
7.1.1.1掌握会议的人数、召开的时间和地点、参加的领导人员、名单、身份；
7.1.1.2会议室布置：条幅、桌签、国旗、高级瓷茶杯、玻璃冷水杯、小毛巾或湿纸巾、文具；
7.1.1.3用茶：铁观音；
7.1.1.4会议室干净整洁，照明、投影仪完好；
7.1.1.5会谈类会议，摆好主宾会见情况单；外事活动摆放国旗；
7.1.1.6其它特殊准备：咖啡、矿泉水。
7.1.2 会中服务：领导入座后，先给领导上茶水，然后按顺时针上茶，有外宾时，给领导及外宾同时上茶水。间隔15 分钟续一次水。随时注意观察室内温度、音响，如有不当，及时调整和通知相关岗位。
7.1.3 会后服务：会议结束后及时打开会议室门，服务人员微笑送客、整理会议室。
7.2 二级服务内容：在会议召开前一个小时准备好服务工作。
7.2.1会前准备：掌握参会的领导人员、参会人数、时间、条幅、桌签、湿纸巾；用茶：铁观音(瓷杯)，如会议需用矿泉水，则准备相应的水杯(玻璃杯)，会议材料及文具、室内卫生、照明、音响、投影仪、空调调整到位。
7.2.2会中服务：从领导开始上茶水，然后按顺时针上茶，退出时轻关会议室门，每隔十五分钟续一次水，注意观察室内温度。
7.2.3会后服务：会议结束后，及时打开会议室门，服务人员微笑送客、整理会议室，会议资料（音、像、文字）完整移交。
7.3 三级服务内容：
7.3.1 各部门在会议室召开的会议，服务人员不跟踪服务。
7.3.2如部门会议需要安排服务人员服务，由部门直接通知会议服务中心，预约会议服务人员，会议服务中心及时调整人员，对部门所要求的会议服务及时到位。
8 附件
8.1会议室申请表
