一流的档案管理对策

     作者：郑晓蒙

    档案管理在大数据背景下面临的挑战及对策分析内容简介。

    1  大数据时代档案管理模式已经来临

    1.1大数据时代的来临

    大数据时代最早是在2012年美国政府发布的《大数据研究和发展倡议》中提出的，当时，奥巴马政府宣布斥资2亿美元以启动“大数据研究和发展计划”，旨在增强政府收集、萃取、分析、利用数据的能力，从而提高政府预见和控制力。同年11月，在党和政府扶持下，广东省率先制订“大数据战略工作方案”，成为我国第一个开启大数据战略的省份。目前对于如何定义大数据，学术界众说纷纭，形形色色尚未形成一致的看法，笔者认为总体思路是一致的，都是从大数据的基本特征描述，归纳定义，其中最具有代表性的是学术界有名的3V定义，各行各业需要同时满足三个特点即规模性、多样性和高速性。简而言之，大数据是IT行业进步的产物，是随着庞大数据及其数据量激增而衍生出来的一种社会趋势，它不仅对庞大巨量的数据进行采集、整理，还对数据进行分析、汇总。各行各业可以根据自身需要即时获取有用信息，进而形成与传统数据管理不同的工作模式。

    1.2档案管理大数据化的必要性

    我国档案信息化建设已经走过了相当长的一段时间，但是其发展水平有待进一步提高。即便是云计算、云储存、移动互联网等新型信息技术被广泛引进到档案管理中来，也难以满足档案管理工作的需要。在这种情况下，档案管理引入大数据，档案管理技术革新势在必行。首先，大数据时代下，档案管理工作从数字化到数据化。具体表现为：一是档案管理理论的变化。传统的以纸质文献管理为主的档案管理工作开始向数据化信息转变，电子档案、数字档案、信息系统数据等，成为档案管理的新宠。二是信息数据服务。数据时代的档案信息将沿着社会化、多元化、开放性、先进性发展，网络化、智慧型服务成为档案馆信息服务的新方向。其次，档案管理从信息共享到信息价值共享。主要体现为一是档案管理手段的变化。档案管理、储存、整合、分析、挖掘等，都可以在数字化环境中进行，档案智慧分析库、云平台的建立，可以为企业提供更有价值的信息。二是档案管理环节的变革。档案收集、整理、利用重要环节的手工操作都由电脑代替，档案载体及档案加工、传播转换和开发，更是发生了翻天覆地的变化。

    2档案管理在大数据背景下面临的挑战

    2.1  档案管理思维的转变和突破

    和传统的以精确的小数据为主的档案管理时代相比，大数据背景下的档案管理工作更加强调档案数据的完整性、多样性、混杂性。这就要求档案工作人员必须提升档案管理认识，深刻明白这样一个道理：档案数据的价值不在档案本身，而在于它的使用，既重视原始档案数据的获取，更关注档案的潜在价值。也就是说，大数据的核心即挖掘出庞大的数据库所特有的价值。鉴于此，档案管理人员应努力促进档案由藏向用的转变，树立主动服务思想，发散思维，努力挖掘数据、信息、知识背后的价值，使档案在“了解过去、把握现在、预见未来”中切实发挥其价值和作用。其次，档案管理人员还要运用相关思维，提高对大数据现实的再认识，找出数据的内在关联，借助大数据启发新思维，实现数据的粗放采集和精确管理，利用数据驱动为企业、组织发展提供决策参考，从而使企业决策更加科学化、合理化，提高企业预测未来的能力，以促进智慧型企业的发展。

    2.2档案馆融入智慧城市需要大数据技术

    大数据的到来给国家治理模式带来了变化，如国家2013年1月起开展了智慧城市建设，并且公布了90个试点，这就标志着智慧城市正逐步地融入技术革新，迎接着大数据的发展。从建设智慧城市的基本原则来看，处处都透露着大数据的重要性。那么作为智慧城市的重要组成部分的档案馆，要想真正加入智慧城市，就急切需要大数据，这是大势所趋。档案馆的基本功能就是保存档案，而且大部分都是需要永久保存的，但是，实际情况却非如此，档案馆丰富的宝藏一信息资源并没有被充分和有效的利用，究其原因，主要存在档案馆管理方式落后，档案管理人才缺乏，整个社会档案意识低下等问题。如今，建设智慧城市给档案管理带来了更大的挑战，档案馆要想真正融入智慧城市，必须抓住大数据处理技术这个不二选择，抓住这百年一遇的难得机遇[副，扩大信息资源的储存量、提高信息资源的开发利用率，有效整合资源提供给社会。

    2.3档案工作从实体管理上升到知识管理需要大数据技术

    目前，随着信息大爆炸时代的到来，仅限于数据和文件的查询和利用的档案管理方式已远远不能满足如今的档案用户，他们希望能够挖掘数据背后蕴藏的宝贵知识财富，充分利用信息资源，攫取有效有用资源。因此，传统的档案服务模式必须改变，仅仅提供数据、信息是不行的，必须提供背后的知识。众所周知，档案馆知识服务的核心是技术引擎，技术引擎种类繁多，大概分为五种，资源及学术搜索引擎、资源及服务推荐引擎、知识服务社区实体（包括用户及资源）行为智能分析引擎、用户知识需求预测引擎多维度信息资源获取、组织、分析及决策引擎等，目前要想增加新型技术搜索引擎，必须利用大数据。

    3  档案管理运用大数据的策略

    3.1  对档案资源进行统一管理或统一备份

    大数据具有庞大的数据储存、处理能力，这就使档案资源进行统一管理和统一备份势在必行。目前，全国已建大数据产业园区超过了十个，其中陕西、天津、重庆的大数据产业园区规划比较明确。陕西西咸新区沣西新城已在信息产业园中规划了国内首家大数据处理与服务为特色的产业园区。建成了国家政务资源后台处理与备份中心和国家级大数据处理中心。目前引进了四大运营商，中国联通、中国电信、中国移动和陕西广电网络。如此庞大的大数据，我们不得不重视档案的安全，要综合掌控档案资源就必须对档案进行备份，这值得引人思考。截至目前，对档案备份主要采用的是电子备份，但如今已经有那么多的大数据产业园区，单纯的电子备份已经不能满足大数据的需要，我们认为，在大数据产业园区内建立一个全国或者区域的档案备份中心已是大势所趋，至于如何建立，这是亟须解决的问题，有关部门要严密验证和实验。

    3.2合作开发档案数据库

    大数据技术内容宽泛、复杂，一个行业要想引进大数据，必须突破专业、产业、资金、技术等诸多限制，具有较大的困难。鉴于此，档案单位和数据开发公司应加强合作，开发档案行业分析工具、设备。如拥有海量数据的电力公司可以和以数据分析见长的研究院、科技单位加强合作，共同参与数据分析工具和环境开发。同样，拥有丰富的档案分析经验的工作者也可以与专门进行数据开发的单位签署协议，共同开发具有大数据分析功能的设备和工具。在档案数据合作开发利用中，合作单位要明确以下几点：一是明确工作思路、发展目标，稳步推进相关工作。二是先将现有档案史料数字化，建立相应的数据库。以此为基础，加强电子档案整理归纳，分级出版档案资料汇编。三是开展合作开发、研究，明确档案管理、使用范围，加大相关的理论研究，对档案进行分类管理，减少不必要的工作量。四是落实研究成果，建立完善的档案数据，进行档案史料汇编、研究成果发布，公开相应的数据库，配合以专题展览或纪念活动。五是加强组织领导，提高档案数据库合作开发的可操作性，确保人力、物力、资金投入到位。

    3.3提高档案馆员综合素质

    随着大数据技术成为热门词汇，传统的档案管理模式已不能适应时代的发展，而作为档案管理的核心一档案馆员急需与时俱进，全面发展，提升各方面的综合素质。首先，档案馆员要更新观念，提高认识，将从单纯保管和利用档案实体的简单管理，提升到建立信息一体化的管理模式。其次，档案馆员要提升技能，馆员要充分学习大数据技术，熟悉和掌握缩微及电子计算机应用等现代技术知识，并能够运用先进信息技术手段途径、多渠道地开发档案信息资源，扩大档案信息的利用范围，实现档案信息资源共享。最后，要求档案馆员优质服务，体现档案管理人员的高尚素质。

    3.4增大档案宣传力度

    档案作为文化重要的“母资源”，越来越受到国家的重视，国务院总理在三月五日的政府工作报告中就指出：“要发展档案事业，在大数据背景下，要想档案为更多的人提供服务和有效的被利用，就必须让更多的人知道档案的重要性，并充分利用档案带来的价值”。但是，现实生活中，档案往往容易被我们忽略，不是说档案不重要，而是档案宣传力度不够。因此，档案界必须加大档案宣传力度，首先，在宣传方法上应充分利用网络媒体的影响力，使大众认识到档案潜在的价值，其次，在宣传内容上，主要强调档案信息资源的广泛性及价值性，最后，在宣传范围上，要全方位大面积的普遍宣传，不能点面的宣传。只有这样才能发挥档案应有的价值。

    4档案管理运用大数据需注意的问题

    4.1要有明确的目标和标准

    档案管理和大数据的关系就像船只和大海的关系，如果船只没有明确的目标方向，那么在大海中就会迷失方向，最后有可能被大海淹没，同样，由于大数据的海量信息，档案管理如果没有明确的目的、目标，就会误入迷途，丢失在大海中。因此，面对大数据，档案管理必须思考并弄清楚自己能从大数据中得到什么，明确档案管理的目标和方向后，这样运用大数据时就能高效精准的解决问题。

    4.2要注意潜在的风险

    目前，大数据下档案管理工作存在的风险主要有三种：一是自然灾害、突发事件造成的风险，二是网络平台存在的安全隐患，三是保管中存在的风险。针对这些风险我们必须严格控制，首先，由于地址灾害的不可预测性，我们应开展异地异质备份工作，其次，我们利用网络打造平台的同时，必须提升网络安全，启用入侵检测及访问控制服务。最后，档案管理部门应建立和实施岗位责任制，保障档案管理的安全性。

    4.3严格大数据背景下档案管理的准入制度

    档案管理作为特定的文化事业机构，主要针对的就是特定的人群，根本目的在于档案利用，档案很好的运用是经济社会发展的基础。所以，我们应该严格控制大数据背景下档案管理的准入制度。首先，准入制度要以法律为依据，高标准要求，其次，也要因地制宜、灵活掌控，地方档案管理以法律为依据，制定适应本地区的准入制度。由于信息技术快速发展，还要及时对信息内容进行更新，并且增强安全防患意识，防止被侵犯。最后，档案管理部门应严格划分责任，做到责任明确，分工明确。总之要从准入上解决问题，防止问题发生。

   5综述

   随着大数据技术的发展和完善，大数据必有广阔的应用前景，档案管理在大数据时代将获得巨大的突破，档案信息资源中蕴藏着的巨大知识宝藏将会真正得以开发和利用。大数据时代的来临，给档案管理工作带来了挑战同时也带了新的机遇，挑战与机遇并存，大数据是档案人员无法回避的一道难题，必须不断努力，抓住这次机遇。